Ventas

Factura contado

La factura de todos los días: elegís el cliente, cargás los productos y decís cómo te pagó. Si te pagan en efectivo o con cheque, tu caja tiene que estar abierta.

1. Tocá Nueva Venta (el botón dorado arriba del menú) o entrá a Ventas → Ventas, y después tocá Nueva Factura. Arriba ves el timbrado y la Próxima factura.
2. En Datos de la Factura revisá la Fecha y la Moneda, dejá Condición en Contado y elegí el Tipo de Transacción. Referencia es opcional.
3. En Cliente, escribí en Buscar cliente el nombre o el RUC y elegilo de la lista. El RUC y la dirección se completan solos.
4. En Detalle de Productos buscá cada producto en Buscar producto... y poné la Cant. El IVA % y el Precio Unit. vienen de la ficha; podés cambiarlos. Con Agregar ítem sumás otra línea.
5. En Forma de Cobro elegí el Tipo (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito, Tarjeta de Débito o Transferencia) y el Importe. Viene cargado con el total.
6. Si te pagó con dos medios (parte en efectivo y parte con tarjeta, por ejemplo), tocá Agregar cobro y repartí el importe. La suma tiene que dar el total.
7. Tocá Guardar Factura. Aparece "Factura … creada correctamente" y volvés a la lista.

Qué pide cada forma de cobro

• Si dice "Tu caja está cerrada", tocá abrí tu caja y abrí el turno (ver Abrir el turno). Con transferencia o tarjeta se puede guardar igual.
• Cuenta destino: la primera opción dice "(por defecto)" y es la cuenta que el Administrador configuró para ese medio en Formas de pago. Cambiala sólo si esa plata entró a otro banco.
• Si dice "No podés facturar todavía", falta un timbrado de Factura vigente: lo carga el Administrador (ver Timbrado).
• En dólares u otra moneda, cargá la Cotización en guaraníes por unidad.

Factura a crédito y cuotas

Cuando el cliente paga después. La factura queda pendiente con sus cuotas y la cobrás más adelante con un recibo.

1. Empezá igual que una factura contado: Ventas → Ventas → Nueva Factura.
2. En Condición elegí Crédito. Desaparece Forma de Cobro y aparece Cuotas.
3. Elegí el cliente y cargá los productos como siempre. El cliente tiene que estar cargado en Clientes.
4. En Plan de cuotas elegí el plan. En Vencimientos ves cada cuota con su fecha y su monto ("Cuota 1 — vence …").
5. Tocá Guardar Factura.

Estados de una factura

• Una factura a crédito no pasa por la caja: la plata entra cuando registrás el cobro (sección Cobros de facturas a crédito).
• Para ver qué te deben, usá los informes Estado Cta. Clientes y Cobrar por antigüedad (capítulo Informes).

Punto de venta

Para el mostrador: escaneás, cobrás con una tecla y sale el ticket. Vende a contado, a Consumidor final o a nombre de un cliente.

1. Abrí tu turno en Tesorería → Caja (turno). Sin caja abierta, el Punto de Venta muestra "La caja está cerrada" y no deja cobrar.
2. Entrá a Ventas → Punto de Venta. El cursor queda en Escaneá el código de barras o escribí el producto…
3. Pasá el lector por cada producto. Si escribís el nombre, elegí con ↑ ↓ y confirmá con Enter. Si el mismo producto entra dos veces, suma 1 a la cantidad.
4. Para cambiar una cantidad usá − y + o escribila. El tachito quita el producto.
5. Si el cliente quiere factura a su nombre, tocá Factura a nombre de…, buscalo por RUC, cédula o nombre y elegilo. Si no, la venta sale a Consumidor final.
6. Tocá Cobrar (F2) o apretá F2.
7. Elegí el medio: Efectivo (tecla 1), Tarjeta de débito (2), Tarjeta de crédito (3) o Transferencia / QR (4).
8. En efectivo, escribí en Efectivo recibido lo que te dieron y Max te muestra el Vuelto. Con tarjeta o transferencia, revisá la Cuenta destino.
9. Tocá Confirmar e imprimir (Enter / F2). Se registra la venta y sale el ticket.

Atajos del teclado

• Reimprimir: después de cada venta aparece Reimprimir ticket … con el número de la última.
• "Sin stock registrado" es sólo un aviso: la venta se hace igual. Revisá el stock después.
• Si tu timbrado no es de autoimpresor, el ticket sale como comprobante interno y la factura la entregás de tu talonario con el mismo número.
• El Punto de Venta no acepta cheque ni crédito. Para eso usá Nueva Factura.

Cobros de facturas a crédito

Cuando un cliente te paga una o varias facturas a crédito, emitís un recibo. Para registrar un cobro tu caja tiene que estar abierta.

1. Entrá a Ventas → Cobros (Clientes) y tocá Nuevo Cobro.
2. En Cliente buscalo por nombre o RUC. Nro. Recibo se completa solo con tu timbrado de Recibo.
3. Revisá Fecha Cobro y Moneda. Concepto es opcional.
4. En Facturas a Cobrar marcá las facturas que te paga. En cada una, Importe viene con el saldo; bajalo si te paga una parte.
5. En Forma de Cobro elegí el Tipo y el Importe, con los mismos datos que en una factura contado (cheque: banco, número y fecha; transferencia o tarjeta: cuenta destino). Con Agregar sumás otro medio.
6. Revisá que Total cobros sea igual al total a cobrar y tocá Guardar Cobro.

• "Diferencia de … entre facturas y cobros": lo que marcaste en las facturas no coincide con lo que cargaste en las formas de cobro. Igualalos.
• "Para emitir recibos de cobro necesitás un timbrado de tipo Recibo": el Administrador lo carga en Configuraciones → Timbrados.
• Imprimir el recibo: en la lista de cobros, tocá el ícono Imprimir recibo de la fila, o abrí el detalle y tocá Imprimir.
• Anular un cobro: sólo el Administrador, con el ícono Anular cobro de la lista. Las facturas vuelven a quedar como estaban antes de ese cobro.

Notas de crédito

Para devoluciones, descuentos o errores en una factura ya emitida: la nota de crédito baja lo que el cliente te debe.

1. Entrá a Ventas → Notas de Crédito (Clientes) y tocá Nueva NC.
2. Elegí el Cliente. Nro. NC sale de tu timbrado de Nota de Crédito.
3. Completá Fecha, Moneda y el Concepto (el motivo; es obligatorio).
4. En Factura a Acreditar marcá la factura y poné el Importe a acreditar. La columna Acreditable te dice hasta cuánto podés.
5. En Ítems de la NC cargá los productos devueltos o el concepto, con cantidad, IVA y precio. El total de los ítems tiene que dar el importe a acreditar.
6. Tocá Guardar Nota de Crédito.

• Si la factura ya estaba cobrada, el cliente queda con saldo a favor. Si le devolvés la plata, registralo como egreso en Caja.
• Anular una NC: sólo el Administrador, con el ícono Anular NC de la lista.

Notas de débito

Lo contrario de la nota de crédito: suma a una factura ya emitida, por ejemplo intereses por mora o un cargo que te olvidaste de facturar.

1. Entrá a Ventas → Notas de Débito (Clientes) y tocá Nueva ND.
2. Elegí el Cliente y completá Fecha, Moneda y Concepto.
3. En Factura a Debitar marcá la factura y poné el Importe a debitar.
4. En Ítems de la ND cargá el concepto con su IVA y precio. El total tiene que dar el importe a debitar.
5. Tocá Guardar Nota de Débito.

• Necesitás un timbrado de Nota de Débito. Si falta, Max avisa "No hay timbrado activo para ND".
• Anular una ND: sólo el Administrador, con el ícono Anular ND.

Remisiones

La nota de remisión acompaña la mercadería cuando sale antes de facturarla o cuando la trasladás entre tus locales.

1. Entrá a Ventas → Notas de Remisión y tocá Nueva Remisión.
2. En Destinatario y Motivo buscá el Destinatario. Si la mercadería va a otro local tuyo, marcá Traslado interno (sin destinatario externo).
3. Elegí el Motivo del traslado (por ejemplo Traslado por ventas) y, si querés, los Km a recorrer.
4. En Traslado completá Dirección de origen, Dirección de destino, Inicio de traslado y Fin de traslado.
5. En Transporte elegí Tipo de transporte (Propio o Tercero) y Modalidad. Con transporte propio cargá el vehículo; con tercero, el Nombre del transportista y su RUC. Completá los datos del chofer.
6. En Productos a trasladar cargá cada producto con su Cantidad. En Información adicional podés poner el lote o una observación.
7. Tocá Guardar Nota de Remisión.

Facturar lo que salió con remisión

Cuando hacés la factura a ese cliente, Max te muestra Remisiones pendientes de facturar. Marcá las que incluís: los productos se agregan con la cantidad de la remisión y no se pueden editar ("De remisión — no editable").

Envío a la DNIT (SIFEN) y estados

Si sos facturador electrónico, Max envía cada documento a la DNIT solo, apenas lo guardás. Desde la lista seguís su estado y reenviás si hace falta.

Facturas, notas de crédito, notas de débito, remisiones y autofacturas se envían a la DNIT en segundo plano: no tenés que tocar nada. Si la DNIT tarda o no responde, Max reintenta varias veces. Si tu empresa no es facturador electrónico, no se envía nada y no aparecen estos botones.

La columna IFE / SIFEN

• Avisos arriba de la lista: "factura(s) sin enviar al IFE" y "factura(s) rechazada(s) por el IFE" te muestran cuántas necesitan atención.
• Notas de crédito, de débito y remisiones tienen la misma columna y los mismos botones en sus listas.

Anular una factura

1. En Ventas → Ventas tocá el ícono Anular factura de la fila.
2. Confirmá. Si la factura ya se había enviado, Max también la cancela en la DNIT.

Si la cancelación no llegó a la DNIT, aparece el aviso "factura(s) Anuladas localmente sin sincronizar estado en SIFEN". Tocá Consultar IFE automáticamente para mandarla.